PROGRAMSKI CENTAR KARLOVAC Programi
PROGRAMSKI CENTAR KARLOVAC Cijene
PROGRAMSKI CENTAR KARLOVAC Kontakt
PROGRAMSKI CENTAR
PROGRAM Blagajna program za vođenje blagajničkog poslovanja
PROGRAM Financijsko program za vođenje financijskog knjigovodstva
PROGRAM Kalkulacije program za izradu kalkulacija
PROGRAM Kupci i dobavljači program za vođenje knjige ulaznih i izlaznih računa
PROGRAM Loko vožnja program za evidenciju loko vožnji
PROGRAM Maloprodaja program za vođenje maloprodaje
PROGRAM Najam program za evidenciju najma opreme i uređaja
PROGRAM Naknade program za vođenje evidencije naknada, pretplata i članarina
PROGRAM Obrt program za vođenje knjigovodstva obrtnika
PROGRAM Proizvodnja program za praćenje proizvodnje
PROGRAM Proizvodnja 2 program za praćenje proizvodnje
PROGRAM Putni nalozi program za izradu putnih naloga
PROGRAM Računi program za izradu računa, predračuna i ponuda
PROGRAM Recepcija program za vođenje recepcijskog poslovanja
PROGRAM Resursi program za rezervacije poslovnih resursa
PROGRAM Rezervacije program za praćenje rezervacija smještaja
PROGRAM Servis program za vođenje servisa
PROGRAM Servis 2 program za signalizaciju servisnih održavanja
PROGRAM Skladište program za vođenje skladišta
PROGRAM Skladište 2 program za vođenje skladišta
PROGRAM Troškovnici program za izradu troškovnika
PROGRAM Turist program za izradu računa i rezervacija u turizmu
PROGRAM Turistički aranžmani program za izradu turističkih aranžmana i izleta
PROGRAM Veleprodaja program za vođenje veleprodaje
PROGRAM Vozni park program za vođenje voznog parka

PROGRAM PUTNI NALOZI
program za izradu putnih naloga


PUTNI NALOZI I PUTNI RAČUNI

Ovo je centralni dio programa jer u njemu izrađujete sve putne naloge i pravite obračun putnih troškova nakon povratka s puta. Svaki pojedini putni nalog se izrađuje samo za jednog djelatnika kako je i predviđeno važećim propisima. Mnoge osnovne podatke koji će se često koristiti u programu kao što su podaci o djelatnicima, svrhama puta, predviđenim dnevnicama po pojedinim državama, vrstama prijevoza, načinima isplate i ostalom je moguće sistematizirati i onda u putne naloge unositi jednostavnim izborom s liste. Na taj način se cijeli proces izrade putnih naloga i obračuna putnih troškova bitno ubrzava. Sve odobrene akontacije i putne troškove je moguće definirati u kunama ili u bilo kojim stranim valutama. Obrazac za izradu putnih naloga je prikazan na sljedećoj slici:

Putni nalozi

Putni nalozi

Obrazac je podijeljen na dva dijela odnosno dvije tablice. Gornji dio sadrži sve do tada napravljene putne naloge i njihove osnovne podatke kao što su broj ili oznaka putnog naloga, prezime, ime i radno mjesto djelatnika koji ide na put, predviđeni datum i vrijeme odlaska i povratka s puta, predviđeno trajanje puta te odredište, svrha i planirano prijevozno sredstvo na putu. Ako se ispostavi da je datum ili vrijeme povrataka s puta drugačije od predviđenog ono se može naknadno korigirati. Kao planirana vrsta prijevoza se može navesti ono prijevozno sredstvo koje se planira koristiti većim dijelom puta. Svaki putni nalog sadrži i ukupne iznose pojedinih dijelova putnih troškova kao što su ukupno primljene akontacije, ukupno obračunate dnevnice, ukupni troškovi prijevoza i ukupni ostali troškovi, no te podatke korisnik ne mora računati ručno već će to program izračunati i popuniti automatski na način kako će biti opisano kasnije.

Donja tablica sadrži sve podatke onog putnog naloga (putnog računa) koji je u tom trenutku odabran (označen) u gornjoj tablici. Ti podaci obuhvaćaju podatke o primljenim akontacijama u domaćoj i stranim valutama, podatke o ostvarenim domaćim i inozemnim dnevnicama, podatke o troškovima prijevoza i sve ostale putne troškove kao što su troškovi smještaja i slično. Pojedini putni nalog se u gornjoj tablici odabire (označava) pritiskom miša na zaglavlje s njegove lijeve strane, a odabrani putni nalog poprima plavu boju pozadine.

Novi putni nalog se unosi pritiskom na tipku Dodaj zapis koja se nalazi sa lijeve strane gornje tablice i u novounesenom putnom nalogu se popune predviđeni podaci. Mnoge češće korištene podatke kao što su Djelatnici, Svrhe puta i Vrste prijevoza je moguće unaprijed definirati u pripadajućim tablicama, pa ćete ih u putne naloge moći unositi jednostavnim izborom s liste i tako bitno ubrzati izradu svakog putnog naloga. Nakon unosa osnovnih podataka o putnom nalogu možete pritisnuti tipku Pohrani da bi on ostao pohranjen. Zatim taj novi putni nalog označite mišem (ako već nije označen) i možete početi unos podataka u donju tablicu. Donja tablica se sastoji iz nekoliko listova (stranica) na koje se upisuju predviđeni podaci. Pojedina stranica donje tablice se odabire pritiskom miša na naziv koji se nalazi iznad nje.

Prva od stranica donje tablice je Akontacije i u nju je prije polaska djelatnika na put potrebno unijeti iznose odobrenih akontacija (predujmova) za pokriće njegovih putnih troškova. Moguće je unositi iznose u domaćoj ili u bilo kojoj stranoj valuti. Da bi program mogao automatski izračunati i iznos u kunama potrebno je da u tablici Valute vodite trenutno aktualni tečaj (obično srednji) pojedinih valuta, pa će program taj podatak ovdje unijeti automatski nakon samog izbora valute pojedine akontacije. Novi zapis se u donju tablicu unosi pritiskom na tipku Dodaj zapis koja se nalazi s lijeve strane donje tablice. Jedan primjer lista Akontacije je prikazan na sljedećoj slici:

Putni nalog - Akontacije

Putni nalog - Akontacije

I to su svi podaci koje je bilo potrebno unijeti prije polaska djelatnika na put. Ostale podatke kao što su ostvarene dnevnice, troškovi prijevoza i ostali troškovi će biti potrebno unijeti nakon povratka s puta. U ovom trenutku možete pritisnuti i tipku Obračunaj putne troškove da bi program automatski izračunao ukupni kunski iznos odobrene akontacije i taj podatak unio u gornju tablicu u polje Akontacije. Nakon toga je napravljeni putni nalog potrebno ispisati na pisač korištenjem tipke Ispis putnog naloga. Jedan primjer ispisa napravljenog putnog naloga je prikazan na sljedećoj slici:

Ispis putnog naloga

Ispis putnog naloga

Na dnu putnog naloga ispod svih podataka će se pojaviti podnožje koje ste definirali u dijelu programa Podnožje putnih naloga. Ono će obično sadržavati neki uobičajeni komentar ili opasku u vezi obavljanja službenog puta, osigurati mjesta za potpise odgovornih osoba i slično.

Nakon povratka djelatnika sa službenog puta potrebno je njegov putni nalog dopuniti podacima o ostvarenim dnevnicama tijekom službenog putovanja, troškovima prijevoza i svim ostalim putnim troškovima. Jednostavno u gornjoj tablici pronađite i odaberite (označite) putni nalog tog djelatnika za određeno putovanje i možete nastaviti unos podataka u donju tablicu na isti način kako je to već bilo opisano za list Akontacije.

Na stranicu Dnevnice unosite potrebne podatke o ostvarenim dnevnicama tijekom službenog putovanja. Moguće je unijeti više država i ostvarenog broja dnevnica. Zakonski propisane dnevnice za neke države i pripadajuće valute dnevnica su već unesene u tablicu Države i dnevnice, no taj popis je u svakom trenutku moguće promijeniti i nadopuniti. Nakon odabira pojedine države s liste (stupac Država) program će automatski popuniti iznos predviđene dnevnice za jedan dan (stupac Dnevnica) te pripadajuću valutu dnevnice i trenutno važeći tečaj valute. Korisnik treba samo definirati ostvareni broj dnevnica u stupcu Broj dnevnica i eventualno postotak umanjenja predviđene dnevnice ukoliko je na putu osigurana prehrana, ako se koristi smještaj u obliku punog pansiona ili polupansiona i u sličnim slučajevima. Isti postupak unosa se ponavlja i za svaku sljedeću državu. Polja Iznos i Iznos (kn) nije potrebno popunjavati ručno jer će njih program izračunati i popuniti automatski nakon pritiska tipke Obračunaj putne troškove na način kako će biti opisano kasnije. Jedan primjer stranice Dnevnice je prikazan na sljedećoj slici:

Putni nalog - Dnevnice

Putni nalog - Dnevnice

Sljedeća stranica je Troškovi prijevoza. Ovdje unosite sve troškove prijevoza koje je djelatnik imao tijekom službenog puta. Za svaki trošak prijevoza je potrebno navesti relaciju na koju se odnosi, korištenu vrstu prijevoza te iznos troška i valutu. Ukoliko se radi o korištenju privatnog automobila u službene svrhe tada je potrebno navesti i početno i završno stanje brojača kilometar sata, a program će prijeđeni broj kilometara izračunati automatski. Pojedine često korištene relacije možete definirati u tablici Relacije, pa ih ovdje unositi jednostavnim izborom s liste čime ćete ubrzati unos podataka. Pojedine često korištene vrste prijevoza možete također unaprijed definirati u tablici Vrste prijevoza, pa ih ovdje odabirati s liste. U stupac Iznos je potrebno unijeti iznos pojedinog troška prijevoza, a koji može biti u domaćoj ili u nekoj od stranih valuta. Troškove korištenja privatnog automobila u službene svrhe obračunavate po broju prijeđenih kilometara koji množite s 2 kn. Podatak u stupcu Iznos (kn) nije potrebno popunjavati jer će njega program popuniti automatski. Jedan primjer stranice Troškovi prijevoza je prikazan na sljedećoj slici:

Putni nalog - Troškovi prijevoza

Putni nalog - Troškovi prijevoza

Na sljedeću stranicu donje tablice pod nazivom Ostali troškovi je potrebno unijeti sve ostale troškove koji su se pojavili tijekom službenog putovanja. Prvenstveno se to odnosi na troškove smještaja. Ukoliko je smještaj uključivao i određene obroke prehrane kao u slučaju punog pansiona ili polupansiona tada će vjerojatno biti potrebno dnevnicu smanjiti za određeni postotak. Pojedine često korištene vrste ostalih troškova je moguće definirati u pomoćnoj tablici Vrste ostalih putnih troškova, pa ih ovdje odabirati s liste. Za svaki trošak je potrebno definirati njegov iznos (stupac Iznos) i valutu (stupac Valuta). Jedan primjer stranice Ostali troškovi je prikazan na sljedećoj slici:

Putni nalog - Ostali troškovi

Putni nalog - Ostali troškovi

Za sve pojedine vrste putnih troškova unesene na prethodno opisane tri stranice je u zadnjem stupcu pod nazivom Način isplate potrebno definirati onaj način isplate koji je bio korišten prilikom podmirivanja određene vrste troška. Isplate putnih troškova je djelatniku moguće isplatiti npr. u gotovini ili na tekući račun, a moguće je i da poslodavac direktno sa svog poslovnog računa hotelu ili aviokompaniji podmiri troškove hotela ili zrakoplovne karte. Bez obzira o kojoj vrsti isplate se radi potrebno ju je navesti u obračunu putnih troškova.

Na zadnji list donje tablice pod nazivom Napomena je moguće unijeti bilo koju napomenu, tekst ili komentar koji se odnosi na obračun putnih troškova. Na primjer, za korištenje privatnog vozila u službene svrhe je moguće navesti da je trošak obračunat po 2kn/km.

Time je unos putnih troškova u putni nalog (putni račun) završen. Sada je potrebno pritisnuti tipku Obračunaj putne troškove. Program će tada izračunati sve nepoznate iznose putnih troškova i pripadajuće kunske iznose i te podatke unijeti u predviđene stupce u donjoj tablici. Također će biti izračunati i ukupni iznosi pojedinih vrsta troškova (dnevnica, troškova prijevoza, ostalih troškova) i ti ukupni iznosi će biti uneseni u gornju tablicu u za to predviđena polja za pojedini putni nalog. Bit će izračunat i ukupni iznos putnih troškova cijelog službenog putovanja te iznos koji djelatniku treba biti isplaćen na ime putnih troškova ako je primljena akontacija bila manja od ukupnog iznosa putnih troškova ili iznos koji djelatnik treba vratiti ako je iznos primljene akontacije bio veći od ukupnog iznosa putnih troškova. Na kraju je potrebno pritisnuti tipku Pohrani da bi sve napravljene promjene u putnom nalogu (putnom računu) bile pohranjene. Primjer izračunatih ukupnih iznosa pojedinih putnih naloga u gornjoj tablici je vidljiv i na sljedećoj slici:

Putni nalozi - Obračun putnih troškova

Putni nalozi - Obračun putnih troškova

Konačni putni nalog (putni račun) sa svim unesenim podacima je moguće ispisati na pisač pritiskom na tipku Ispis putnog računa. Program će tada ispisati sve osnovne podatke putnog naloga, ali i sve unesene putne troškove putnog računa. Na dnu ispod svih podataka će biti uneseno podnožje koje ste definirali u dijelu programa Podnožje putnih računa. Primjer ispisa cijelog putnog računa s uključenim svim obračunatim putnim troškovima je prikazan na sljedećoj slici:

Ispis putnog računa

Ispis putnog računa

Više detalja o samom unosu podataka u tablice, njihovoj promjeni, brisanju, ispisu i svemu ostalom možete vidjeti u dijelu programa Rad s tablicama i podacima.

© Programski Centar Karlovac