PROGRAMSKI CENTAR KARLOVAC Programi
PROGRAMSKI CENTAR KARLOVAC Cijene
PROGRAMSKI CENTAR KARLOVAC Kontakt
PROGRAMSKI CENTAR
PROGRAM Blagajna program za vođenje blagajničkog poslovanja
PROGRAM Financijsko program za vođenje financijskog knjigovodstva
PROGRAM Kalkulacije program za izradu kalkulacija
PROGRAM Kupci i dobavljači program za vođenje knjige ulaznih i izlaznih računa
PROGRAM Loko vožnja program za evidenciju loko vožnji
PROGRAM Maloprodaja program za vođenje maloprodaje
PROGRAM Najam program za evidenciju najma opreme i uređaja
PROGRAM Naknade program za vođenje evidencije naknada, pretplata i članarina
PROGRAM Obrt program za vođenje knjigovodstva obrtnika
PROGRAM Proizvodnja program za praćenje proizvodnje
PROGRAM Proizvodnja 2 program za praćenje proizvodnje
PROGRAM Putni nalozi program za izradu putnih naloga
PROGRAM Računi program za izradu računa, predračuna i ponuda
PROGRAM Recepcija program za vođenje recepcijskog poslovanja
PROGRAM Resursi program za rezervacije poslovnih resursa
PROGRAM Rezervacije program za praćenje rezervacija smještaja
PROGRAM Servis program za vođenje servisa
PROGRAM Servis 2 program za signalizaciju servisnih održavanja
PROGRAM Skladište program za vođenje skladišta
PROGRAM Skladište 2 program za vođenje skladišta
PROGRAM Troškovnici program za izradu troškovnika
PROGRAM Turist program za izradu računa i rezervacija u turizmu
PROGRAM Turistički aranžmani program za izradu turističkih aranžmana i izleta
PROGRAM Veleprodaja program za vođenje veleprodaje
PROGRAM Vozni park program za vođenje voznog parka

PROGRAM RECEPCIJA
program za vođenje recepcijskog poslovanja


RAČUNI

Za ovaj dio programa se može reći da je centralni jer se u njemu evidentiraju svi potrebni podaci koji se odnose na dolazak, boravak i odlazak gostiju te izradu računa za sve pružene usluge smještaja i ostale usluge. Račun je moguće otvoriti na samom dolasku gosta u smještajni objekt i onda tijekom njegovog boravka na račun unositi usluge koje je koristio ili je račun moguće unijeti na kraju prilikom odlaska gosta, kako god je kojem iznajmljivaču praktičnije. Računi se mogu izrađivati za sve vrste gostiju bez obzira da li se radi o individualnim gostima ili grupama gostiju i bez obzira da li gosti dolaze samostalno, preko turističke agencije ili na neki drugi način. Ovdje se definiraju svi potrebni podaci koji prate tijek boravka gostiju u smještajnim jedinicama kao što su korištene osnovne usluge smještaja, dodatne usluge, obračunata boravišna pristojba, uplaćene akontacije za rezervaciju smještaja, a moguće je voditi i liste gostiju, tj. raspored gostiju po pojedinim smještajnim jedinicama. Podatke je u svakom trenutku moguće dopuniti ukoliko se za to ukaže potreba tijekom boravka gosta.

Da bi mogli koristiti ovaj dio programa, ali i rezervacije i ponude, potrebno je da najprije u cjeniku definirate vlastiti cjenik usluga smještaja koje pružate turistima, eventualno cjenik dodatnih usluga te iznose boravišne pristojbe ako boravišnu pristojbu ne plaćate paušalno, već po ostvarenim noćenjima. Tako će program biti u mogućnosti automatski izračunati sve pojedine stavke usluga i boravišne pristojbe te ukupni iznos koji gost treba platiti za pružene usluge smještaja i sve ostale korištene usluge. Ova mogućnost posebno dolazi do izražaja kada dolazi do prijelaza boravka gosta iz jednog perioda sezone u drugi (npr. iz sezone u postsezonu) jer će tada sav izračun usluga program obaviti potpuno automatski. Sam unos podataka u program je vrlo brz i jednostavan jer je jednom definirane usluge i sve ostale podatke moguće unositi jednostavnim izborom s liste, a program automatski popunjava one podatke koji su mu poznati.

Ako želite pratiti i raspored gostiju po pojedinim smještajnim jedinicama (liste gostiju) tada je potrebno definirati i smještajne jedinice koje imate u ponudi. Ovaj dio programa je kvalitetno povezan i sa dijelom programa u kojem se izrađuju rezervacije. Naime, ukoliko je neki gost ili grupa gostiju unaprijed rezervirao smještaj i na ugovoreni dan došao u smještajni objekat, tada njegovu rezervaciju možete jednim klikom miša prenijeti u račune i već imati otvoren račun gosta koji ga prati tijekom cijelog njegovog boravka u smještajnom objektu, a na kraju boravka gosta možete njegov račun jednostavno ispisati na pisač. Računi se izrađuju na obrascu prikazanom na sljedećoj slici:

Računi u turizmu

Računi u turizmu

Obrazac je podijeljen na dva dijela tj. dvije tablice. U prvi dio (gornja tablica) se unose osnovni podaci svakog računa kao što su njegov broj i datum, a moguće je unijeti i oznaku računa R-1 ili R-2 ako se račun ispostavlja drugom poslovnom subjektu. Također se unosi datum prijave i odjave gosta te osnovni podaci o individualnom gostu, grupi gostiju, turističkoj agenciji ili drugom poslovnom partneru. Ostale podatke u gornjoj tablici nije potrebno popunjavati jer će ih program popuniti automatski na način kako će biti opisano u nastavku. Datum prijave i datum odjave moraju biti popunjeni jer će program na osnovu tih podataka automatski iz cjenika dohvatiti važeće cijene osnovnih usluga i automatski napraviti obračun cijelog računa. Kao datum odjave je potrebno unijeti datum predviđenog odlaska gosta ili gostiju. Ako se dan odlaska gosta naknadno promijeni, tada i vi taj podatak ovdje promijenite. Polje Broj dana će program popuniti automatski nakon definiranja datuma prijave i datuma odjave. Ukoliko u polju Partner podatak odaberete sa liste gostiju ili poslovnih partnera definiranih u tablici Partneri, tada će program automatski popuniti i ostale podatke koje ste za tog gosta ili poslovnog partnera definirali u tablici partnera.

Osnovni podaci svakog računa koji se unose u gornju tablicu su sljedeći:

U drugi dio obrasca (donja tablica) koji je podijeljen na nekoliko stranica (listova) se unose korištene osnovne i dodatne usluge, boravišna pristojba i evidentiraju sve uplaćene akontacije, a moguće je voditi i listu gostiju, tj. evidenciju smještaja gostiju po pojedinim smještajnim jedinicama. Ovdje je važno napomenuti da se podaci koji su u određenom trenutku prikazani u donjoj tablici odnose isključivo na onaj račun koji je u tom trenutku odabran (označen) u gornjoj tablici. Pojedini račun se u gornjoj tablici označava pritiskom miša na zaglavlje s njegove lijeve strane, a trenutno označeni račun poprima plavu boju pozadine. Svaki pojedini list (stranica) donje tablice se odabire pritiskom miša na naziv koji se nalazi iznad njega.

Prva stranica donje tablice je stranica Usluge i pri tome se misli na osnovne usluge smještaja. Sve dodatne ili ekstra usluge koje obično ne ulaze u osnovne usluge smještaja je moguće unijeti na list Dodatne usluge. Na početku rada s programom je potrebno u cjeniku definirati vlastitu podjelu sezone za usluge i pripadajući cjenik usluga. Tada ćete svaku pojedinu uslugu moći u račune unositi jednostavnim izborom s liste, čime ćete bitno ubrzati unos podataka i izradu računa. Pojedine usluge moraju unaprijed biti definirane u cjeniku i iz razloga da bi program mogao automatski izračunati pojedine stavke računa i ukupni iznos cijelog računa, tj. ukupni iznos cijelog boravka gosta (ili gostiju). Posebno se to odnosi na situaciju kada se boravak gosta proteže iz jednog perioda sezone u drugi (sa različitim cijenama usluga) jer tada, umjesto da se boravak gosta razdvaja na dva dijela i onda sve posebno računa, program sve radi automatski i korisnik uopće ne treba brinuti o tome da li je došlo do prijelaza iz jednog perioda sezone u drugi ili nije, na primjer, iz sezone u postsezonu.

Svaka pojedina usluga se u tablicu unosi tako da se najprije pritisne tipka Dodaj zapis koja se nalazi s lijeve strane donje tablice, a onda u polju (stupcu) Usluga sa liste odabere neka od usluga definiranih u cjeniku. Usluge je u tablicu moguće unositi i preko njihovih šifri u polju Šifra usluge, no taj pristup će se vjerojatno rjeđe koristiti. Program će, nakon unosa pojedine usluge, automatski popuniti polja Mjera i Stopa PDV (%) s podacima kako ste ih za tu uslugu definirali u cjeniku. Za svaku unesenu uslugu je potrebno popuniti i polje Količina gdje je potrebno unijeti količinu te usluge SAMO ZA JEDAN DAN zbog toga jer se smatra da će korisnik istu tu uslugu koristiti i svih ostalih dana tijekom svog boravka u periodu definiranom s Datum prijave i Datum odjave. U polje Popust (%) možete unijeti i popust koji odobravate za tu uslugu, npr. ako se radi o boravku djece i slično. U polja Vrijednost, PDV i Iznos ne trebate unositi nikakve podatke jer će te podatke program izračunati i unijeti automatski. Primjer jednog lista Usluge je prikazan na sljedećoj slici:

Račun u turizmu - Usluge

Račun u turizmu - Usluge

Da bi program cijene korištenih usluga automatski povlačio iz cjenika, potrebno je da polje Cijena bude prazno, tj da u njega nije unesen nikakav podatak. No, ukoliko u polje Cijena direktno unesete cijenu određene usluge, tada program cijenu te usluge neće povlačiti iz cjenika, nego će koristiti cijenu koju ste direktno unijeli. Na taj način se dodatno dobiva na fleksibilnosti definiranja i unosa cijena pojedinih korištenih usluga.

Sljedeća stranica je Dodatne usluge. Ovdje unosite sve dodatne usluge koje gost ili gosti koriste tijekom svog boravka u smještajnom objektu. Poželjno je da i dodatne usluge, kao i maloprije opisane osnovne usluge, budu unaprijed definirane u cjeniku, pa ćete ih na stranicu moći unositi jednostavnim izborom s liste, čime ćete svakako ubrzati unos podataka. Ovdje je važno napomenuti da se dodatne usluge ne vode prema periodima sezone kao osnovne usluge, već se za njih definira jedna cijena za cijelu sezonu, a koja u svakom trenutku može biti i promijenjena. Ako želite da cijene nekih dodatnih usluga budu definirane po periodima sezone, onda ih jednostavno definirajte među osnovnim uslugama. Način unosa pojedinih dodatnih usluga na stranicu je praktično isto kao i u slučaju osnovnih usluga, pa neće biti posebno opisivan. Jedina razlika je u tome, što je ovdje u polju Količina potrebno unijeti UKUPNU količinu korištene dodatne usluge za cijelo vrijeme boravka gostiju (znači za sve dane), a ne samo za jedan dan, kao što je to bio slučaj kod osnovnih usluga. Jedan primjer stranice Dodatne usluge je prikazan na sljedećoj slici:

Račun u turizmu - Dodatne usluge

Račun u turizmu - Dodatne usluge

Sljedeća stranica je Aranžmani i izleti. Za korištenje ovog dijela programa neophodno je koristiti i naš program Turistički aranžmani jer su ta dva dijela međusobno povezana. Sve pojedine putničke aranžmane i izlete koje napravite u programu Turistički aranžmani moguće je unositi u ovaj dio programa i uključiti ih u izradu računa i obračun PDV-a, uključujući i korištenje posebnog postupka oporezivanja marže koji se primjenjuje na turističke agencije prilikom izrade putničkih aranžmana. Ovdje unosite samo one turističke aranžmane i izlete koje ste sami kreirali i kalkulirali, tj. napravili ste ih u svoje ime. Ukoliko samo posredujete prilikom prodaje tuđih aranžmana tada to možete unijeti i u dio Dodatne usluge. Jedan primjer stranice za unos aranžmana i izleta je prikazan na sljedećoj slici:

Račun u turizmu - Aranžmani i izleti

Račun u turizmu - Aranžmani i izleti

Sljedeći list je Bor. pristojba na koji unosite podatke o naplaćenoj boravišnoj pristojbi za vrijeme boravka gostiju u slučaju da boravišnu pristojbu naplaćujete prema ostvarenim noćenjima, a ne plaćate je paušalno. Iznosi boravišnih pristojbi za pojedine periode sezone i sami periodi sezone boravišne pristojbe trebaju biti unaprijed definirani u cjeniku da bi program mogao raditi automatski izračun na sličan način kao i za osnovne usluge. I ovdje je, kao i kod osnovnih usluga, u polje Količina potrebno unijeti količinu SAMO ZA JEDAN DAN, a u polje Popust (%) je moguće unijeti popust na boravišnu pristojbu kada se radi o boravku djece, mladih i slično. I ovdje je cijenu moguće unijeti i direktno, ali to vjerojatno neće biti potrebno koristiti. Primjer stranice za unos podataka o boravišnoj pristojbi je prikazan na sljedećoj slici:

Račun u turizmu - Boravišna pristojba

Račun u turizmu - Boravišna pristojba

Sljedeća stranica je Akontacije. Na ovu stranicu trebaju biti unesene sve do tada uplaćene akontacije. Obično će ovdje biti evidentirani svi uplaćeni predujmovi za rezervaciju smještaja. Za svaku akontaciju je moguće definirati i način plaćanja kako bi se kasnije mogla napraviti rekapitulacija akontacija po pojedinim načinima plaćanja. Polje Način plaćanja je povezano s tablicom Načini plaćanja te se izbor podatka obavlja s liste. Za svaku akontaciju je potrebno popuniti polje Iznos. Sve iznose u polju Iznos program automatski zbraja i unosi u polje Akontacije u gornjoj tablici kako bi se taj već uplaćeni iznos odbio od ukupnog iznosa računa i time umanjio iznos koji gost na kraju svog boravka još treba platiti. Jedan primjer stranice za unos uplaćenih akontacija je prikazan na sljedećoj slici:

Račun u turizmu - Akontacije

Račun u turizmu - Akontacije

Sljedeća stranica je Lista gostiju. Na ovoj stranici možete unijeti podatke o smještaju gostiju po pojedinim smještajnim jedinicama. Ovaj dio programa nije obavezno koristiti, ali možete ako hoćete. Polje Vrsta smj. jed. će program popuniti automatski nakon unosa podatka u polje Smj. jedinica i vi ga nećete trebati popunjavati ručno. Primjer stranice za evidentiranje smještaja gostiju po pojedinim smještajnim jedinicama je prikazan na sljedećoj slici:

Račun u turizmu - Lista gostiju

Račun u turizmu - Lista gostiju

Sljedeća stranica je Stavke usluga. Na ovu stranicu ne trebate unositi nikakve podatke jer se ona formira automatski nakon pritiska tipke Izračunaj ukupne iznose, a o čemu će više riječi biti u nastavku. Na njoj će biti prikazan popis svih pojedinih osnovnih usluga koje ste unijeli na prvu stranicu Usluge, ali s tom razlikom, što će program nakon analize pojedinih cijena osnovnih usluga koje ste definirali u cjeniku, a koji može biti podijeljen i na periode, ovdje unijeti pojedine osnovne usluge, njihove pripadajuće cijene, količine i broj dana trajanja usluge, ovisno o tome u koji period cjenika pojedina usluga ulazi. Cijelu tu analizu usluga, njihovih cijena i perioda sezone program radi potpuno automatski. Upravo ovdje formirane stavke pojedinih osnovnih usluga će biti ispisane na računu nakon pritiska tipke Ispis računa. Jedan primjer stranice Stavke usluga je prikazan na sljedećoj slici:

Račun u turizmu - Stavke usluga

Račun u turizmu - Stavke usluga

Slično prethodno opisanoj stranici se formira i stranica Stavke bor. pris. koju program automatski popunjava sa stavkama boravišne pristojbe, a na osnovu podataka o boravišnim pristojbama koje ste unijeli u treću stranicu pod nazivom Bor. pristojba. Niti ovdje nije potrebno unositi nikakve podatke. Ovdje unesene stavke će također biti ispisane na računu nakon pritiska tipke Ispis računa. Jedan primjer stranice Stavke bor. pris. je prikazan na sljedećoj slici:

Račun u turizmu - Stavke boravišne pristojbe

Račun u turizmu - Stavke boravišne pristojbe

Podaci na sljedećoj stranici pod nazivom Rekap PDV-a prikazuju rekapitulaciju PDV-a po pojedinim stopama te se računaju i unose automatski, pa ovdje nije potrebno unositi nikakve podatke. Program za sve stope PDV-a koje postoje na računu izračunava pripadajuću osnovicu i PDV i to unosi u ovu tablicu. Ukoliko na računu postoji i potreba za prikazom posebnog postupka oporezivanja marže (PPO) kao u slučaju izrade i prodaje turističkih aranžmana i izleta, tada će program i to napraviti automatski uz korištenje podataka iz modula Turistički aranžmani. Jedan primjer rekapitulacije PDV-a računa je prikazan na sljedećoj slici:

Račun u turizmu - Rekapitulacija PDV-a

Račun u turizmu - Rekapitulacija PDV-a

Tipični proces unosa novog računa se odvija na sljedeći način: Najprije se u gornju tablicu unese jedan novi račun pritiskom na tipku Dodaj zapis koja se nalazi s lijeve strane gornje tablice i podacima se popune predviđena polja u gornjoj tablici na način kako je već bilo opisano. Polja Iznos, Akontacije i Za platiti ne trebate popunjavati jer će njih program popuniti automatski. Nakon toga možete pritisnuti tipku Pohrani da bi novouneseni račun ostao evidentiran. Tipku Pohrani možete koristiti i u bilo kojem drugom trenutku tijekom unosa podataka da bi pohranili sve napravljene promjene. Sada možete novouneseni račun označiti pritiskom miša na zaglavlje s njegove lijeve strane (ako već nije označen) i možete početi unos usluga i ostalih podataka na pojedine listove donje tablice.

Nakon unosa svih usluga i ostalih podataka potrebno je pritisnuti tipku Izračunaj ukupne iznose. Nakon toga će program, koristeći podatke unesene u cjenik i podatke unesene u sami račun, automatski izračunati sve pojedine stavke računa i ukupni iznos cijelog računa. Pod tim se podrazumijeva da će program automatski izračunati iznose osnovnih usluga, dodatnih usluga, boravišne pristojbe, ukupni iznos uplaćenih akontacija i sve te podatke unijeti u odgovarajuća polja u tablicama. U polje Akontacije će biti unesen ukupni iznos uplaćenih akontacija, a u polje Za platiti će biti unesen iznos koji još treba biti plaćen kada se od ukupnog iznosa računa odbije ukupno uplaćena akontacija. Nakon svake promjene podataka možete pritisnuti tipku Izračunaj ukupne iznose da bi cijeli račun bio ponovo preračunat. Za pohranu podataka možete uvijek koristiti tipku Pohrani.

Maloprije opisani unos novog računa je potrebno napraviti ukoliko je gost u vaš smještajni objekat došao bez rezervacije. Tada za njega morate napraviti cijeli novi račun na opisani način. No, ukoliko se radi o dolasku gosta koji je unaprijed rezervirao svoj smještaj i vi tu njegovu rezervaciju imate evidentiranu u rezervacijama, tada se cijeli proces izrade računa za tog gosta jednostavno svodi na to, da u evidenciji rezervacija odaberete njegovu rezervaciju i pritisnete tipku Prenesi u račune. Program će tada sve podatke iz odabrane rezervacije prenijeti u jedan novi račun i u njemu je potrebno unijeti samo željeni broj računa te eventualno obračunati boravišnu pristojbu i već imate gotov račun koji možete ispisati i ispostaviti gostu. Na taj način se potpuno izbjegava opetovani unos već poznatih podataka, a cijeli račun se izrađuje praktično jednim klikom miša.

U polju Način plaćanja možete definirati način na koji je račun naplaćen (gotovina, kartice, žiro-račun itd.). To polje možete koristiti i kao signalizaciju da li je neki račun plaćen ili nije. Na primjer, ako u polju Način plaćanja ne postoji nikakav podatak, onda taj račun možete smatrati trenutno nenaplaćenim. Ovo polje je povezano s pomoćnom tablicom Načini plaćanja gdje možete definirati razne načine plaćanja koji vam se pojavljuju u poslovanju, pa onda taj podatak unositi jednostavnim izborom s liste.

Prilikom računanja ukupnih iznosa računa program koristi datume unesene u polja Datum prijave i Datum odjave u gornjoj tablici da bi analizirao cjenik i izračunavao iznose, automatski pri tome vodeći računa i o prijelazima iz jednog perioda sezone u drugi. Pri tome treba imati u vidu da program kod izračuna NE uzima u obzir i sam datum odjave (dan odlaska gosta) jer se promjena turista obično odvija zadnji dan u prijepodnevnim satima. Na primjer, ako neki turist dođe 20.07., uzme jednu uslugu noćenja s doručkom, a onda drugi dan, dakle 21.07. ode, program će izračun napraviti samo za jedan dan, tj. za 20.07.

U najdonjem dijelu obrasca za izradu računa u dijelu PODNOŽJE možete odabrati i neki dodatni tekst (komentar) koji će se pojaviti ispod svih podataka prilikom ispisa računa na pisač. Dodatni tekst možete unijeti ručno ili izabrati sa liste dodatnih tekstova (podnožja) koje ste definirali u dijelu programa Podnožja za račune. Ako imate namjeru uvijek koristiti isti dodatni tekst, onda je taj tekst puno bolje najprije definirati u dijelu programa Podnožja za račune i onda jednostavno izabirati s liste. Tako ćete u potpunosti izbjeći ručni unos uvijek istog teksta. No, ako dodatni tekst želite unijeti ručno ili samo nešto promijeniti u već unesenom, tada i ta mogućnost postoji. Tekst podnožja može biti bilo koji željeni tekst, a obično će sadržavati neke napomene o uvjetima plaćanja računa, brojevima žiro računa, rokovima plaćanja i slično. Tekst može biti unesen i na bilo kojem stranom jeziku, pa ćete na taj način svoje poslovanje dodatno približiti raznim grupama gostiju.

Svaki napravljeni račun je moguće ispisati na pisač pritiskom na tipku Ispis računa. Program će tada napraviti datoteku s pregledom ispisa i prikazati je u pregledniku. Tu datoteku koja sadrži prikaz računa možete onda ispisati na pisač ili uključiti u bilo koju poruku elektronske pošte kao privitak (engl. attachment). Ovako formatiran prikaz računa možete i pohraniti pod nekim drugim nazivom koristeći naredbu "Save As". Jedan primjer ispisa računa je prikazan na sljedećoj slici:

Ispis računa u turizmu

Ispis računa u turizmu

Prilikom ispisa računa se ispisuju one stavke osnovnih usluga i boravišne pristojbe koje je program automatski izračunao i unio na stranice Stavke usluga i Stavke bor. pristojbe. Također se ispisuju i dodatne usluge unesene na stranicu Dodatne usluge.

Ukoliko želite ispisati listu gostiju koju ste evidentirali na stranici Lista gostiju to možete učiniti korištenjem tipke Ispis gostiju.

Pritiskom na tipku Ispis EUR možete napraviti ispis računa u eurima prema trenutno važećem ili u trenutku izrade računa važećem tečaju eura. Program za datum računa unesen u stupac Datum pronalazi u evidenciji Tečaj eura u tom trenutku važeći tečaj eura, preračunava sve iznose iz kuna u eure i prikazuje ispis računa. Jedan primjer ispisa računa u eurima je prikazan na sljedećoj slici:

Ispis računa u turizmu u eurima

Ispis računa u turizmu u eurima

Više detalja o samom unosu podataka u tablice, njihovoj promjeni, brisanju, ispisu i svemu ostalom možete pronaći u poglavlju Rad s tablicama i podacima.

© Programski Centar Karlovac