REZERVACIJE
program za praćenje rezervacija smještaja

Rezervacije
Smještaj
Cjenik
Izvještaji
Ostali podaci
Rad s tablicama i podacima

UVOD U REZERVACIJE

Program Rezervacije se koristi za pregledno vođenje rezervacija smještaja u turističkoj djelatnosti. Program mogu koristiti svi iznajmljivači turističkog i svih drugih vrsta smještaja, bez obzira da li se radi o apartmanima, sobama, hotelima, kampovima, hostelima ili bilo kojoj drugoj vrsti turističkog smještaja. Osnovne karakteristike programa su jednostavan i intuitivan unos podataka i pregledan grafički prikaz svih slobodnih i zauzetih smještajnih jedinica u bilo kojem željenom vremenskom periodu. Na svakoj pojedinoj rezervaciji je moguće rezervirati i više od jedne smještajne jedinice u slučaju da istovremeno dolazi više gostiju koji popunjavaju više različitih smještajnih jedinica. Grafičke prikaze popunjenosti smještajnih kapaciteta je moguće izrađivati za pojedine smještajne jedinice, ali i za cijele vrste smještajnih jedinica te tako u svakom trenutku i praktično na jedan klik miša imati cjelovit pregled svih potrebnih podataka za nova rezerviranja smještaja i jednostavan prihvat gostiju.

Osim unosa podataka o rezerviranju smještajnih kapaciteta, program predviđa i mogućnost definiranja vlastitog cjenika svih usluga smještaja koje pružate gostima te svih dodatnih usluga. Cjenik je moguće definirati u kunama i u eurima. Moguće je napraviti i vlastitu podjelu sezone na periode (predsezona, sezona, postsezona i slično) i u svakom periodu definirati drugačiju cijenu za pojedinu uslugu. Cijene usluga smještaja se mogu definirati po osobi, po smještajnoj jedinici ili oboje, kako god je pojedinom iznajmljivaču praktičnije. Jednom definirane usluge je u rezervacije moguće unositi jednostavnim izborom s liste, čime se proces unosa podataka bitno ubrzava. Kompletan izračun svih pojedinih stavki rezervacije je vrlo visokog stupnja automatiziranosti jer program sve potrebne podatke automatski povlači iz cjenika, imajući pri tome u vidu i napravljenu podjelu sezone. Napravljeni cjenik je u svakom trenutku moguće promijeniti i nadopuniti novim uslugama. Praktično sve unesene podatke i napravljene izvještaje je na jednostavan način moguće ispisati na pisač, poslati elektronskom poštom ili prenijeti u druge programe kao što su Word ili Excel.

Nakon pokretanja programa na ekranu će se pojaviti slijedeći dijalog:

Glavni dijalog programa Rezervacije (klikni za prikaz slike)

To je glavni dijalog za rad s programom. Pritiskom na neku od tipki na glavnom dijalogu pokrenut će se neka evidencija podataka ili izvještaj. Tipke su grupirane prema namjeni radi bolje preglednosti. Pritiskom na tipku Pomoć pojavit će se interaktivni sustav pomoći u kojem možete u više detalja saznati o dijelu programa koji vas zanima. Pritiskom na tipku Kraj se završava rad s programom. Svi podaci prikazani u nastavku ove dokumentacije su samo demonstrativnog karaktera.


REZERVACIJE

Oni iznajmljivači koji u svom poslovanju potencijalnim gostima pružaju i mogućnost rezerviranja smještajnih kapaciteta mogu za to koristiti ovaj dio programa. Turističke agencije mogu u ovom dijelu programa izrađivati i turističke uputnice (vaučere). Na svakoj pojedinoj rezervaciji je moguće unijeti sve potrebne podatke za uspješnu rezervaciju smještaja i to period rezerviranja, podatke o osobi ili poslovnom partneru na čije ime se smještaj rezervira, sve rezervirane osnovne i dodatne usluge, uplaćene akontacije, podatke o iznajmljivaču smještaja ako rezervaciju radi turistička agencija i ostale potrebne podatke. Moguće je definirati i sam raspored gostiju po pojedinim smještajnim jednicama za kvalitetnu i preglednu izradu izvještaja o popunjenosti smještajnih kapaciteta. Ukoliko koristite i modul za izradu računa tada je nakon dolaska gosta svaku napravljenu rezervaciju moguće jednim klikom miša prenijeti u račune zajedno sa svim pripadajućim podacima. Na taj način je izbjegnut dvostruki ili višestruki unos istih podataka, a cjelokupni unos podataka se odvija puno jednostavnije i brže. Obrazac za vođenje evidencije rezervacija je prikazan na sljedećoj slici:

Rezervacije (klikni za prikaz slike)

U polje Broj rezervacije je potrebno unijeti željeni broj rezervacije, a u polje Datum datum njene izrade. Datum rezervacije će program popuniti automatski nakon samog unosa nove rezervacije, a vi taj podatak možete naknadno i promijeniti. Datum prijave i Datum odjave se u ovom slučaju odnose na period u budućnosti za koji se vrši rezervacija smještaja. Prilikom prijenosa rezervacije u račune korištenjem tipke Prenesi u račune program će prenijeti i ovdje uneseni datum prijave odnosno datum odjave. Također možete unijeti i podatke o osobi ili poslovnom partneru na čije ime se vrši rezervacija smještaja. Ukoliko rezervaciju radi turistička agencija ona može unijeti i podatke o samom iznajmljivaču smještaja kao što su naziv iznajmljivača, njegova adresa i broj telefona.

U rezervacijama postoji i polje Status rezervacije (zadnje polje u gornjoj tablici) u kome se sa liste izabire jedna od tri moguće vrijednosti: Aktivna, Otkazana i Realizirana. Ukoliko se ne izabere nikakav podatak smatra se da je izbor Aktivna.

Aktivna rezervacija znači da postoji određena potvrda rezervacije i da se goste očekuje u smještajnom objektu u rezerviranom periodu.

Otkazana rezervacija znači da je rezervacija postojala, ali da je u međuvremenu otkazana i da se ne može očekivati dolazak tih gostiju. Ako je za neku rezervaciju bio primljen predujam, a rezervacija je u međuvremenu otkazana i imate pravilo da ne vraćate uplaćeni predujam, tada se i za tu otkazanu rezervaciju može napraviti račun da bi primljeni predujam bio evidentiran kao primitak te da bi bio uključen u evidenciju prometa. Za otkazanu rezervaciju je potrebno postaviti status Otkazana. Otkazane rezervacije se ne pojavljuju u izvještajima i praktično se tretiraju kao da ni ne postoje.

Ukoliko koristite i modul za izradu računa, tada status rezervacije Realizirana trebate postaviti nakon samog dolaska gosta u smještajni objekat. Nakon toga je korištenjem tipke Prenesi u račune odabranu rezervaciju potrebno prenijeti u račune, tj. odmah nakon dolaska gosta otvoriti njegov račun na kojem će se tijekom njegovog boravka u smještajnom objektu dalje voditi svi potrebni podaci. Ukoliko koristite modul za izradu računa i za neku rezervaciju ste postavili status Realizirana tada podaci iz te rezervacije neće biti prikazani u izvještaju o popunjenosti smještajnih kapaciteta, već će biti prikazani podaci iz pripadajućeg otvorenog računa, a kako ne bi došlo do dvostrukog prikaza istih podataka. Ukoliko, pak, koristite samo modul za rezervacije (bez računa) tada se podaci iz pojedinih rezervacija uvijek prikazuju u izvještajima o popunjenosti smještaja, bez obzira da li je njen status Aktivna ili Realizirana.

U donje tablice svake pojedine rezervacije se unose podaci o rezerviranim osnovnim i dodatnim uslugama, uplaćenoj akontaciji (predujmu) te raspored gostiju po pojedinim smještajnim jedinicama. Podaci se uglavnom unose jednostavnim izborom s liste koja sadrži podatke koje ste unaprijed unijeli u cjenik i u druge osnovne tablice u programu. Cijene pojedinih usluga se automatski povlače iz cjenika, ali ih je naknadno ovdje moguće i promijeniti. Nije obavezno popuniti sve predviđene podatke u rezervaciji, već samo one koje smatrate potrebnima i koje želite koristiti. U slučaju rezervacija ne morate unositi podatke o boravišnoj pristojbi jer se boravišne pristojbe u pravilu naplaćuju tek nakon stvarnog boravka gosta u smještajnom objektu. U donjem dijelu obrasca za izradu rezervacija je moguće odabrati i željeno podnožje rezervacije koje će se pojaviti prilikom ispisa rezervacije na pisač.

Značenje pojedinih tipki na rezervaciji je slijedeće: pritiskom na tipku Izračunaj ukupne iznose program automatski obračunava sve iznose stavki pojedine rezervacije i njen ukupni iznos i te podatke unosi u predviđena polja u tablicama. Pritiskom na tipku Ispis rezervacije je trenutno odabranu rezervaciju moguće ispisati na pisač, dok je pritiskom na tipku Ispis liste gostiju moguće ispisati listu gostiju definiranu u rezervaciji, tj. raspored gostiju po pojedinim smještajnim jedinicama. Pritiskom na tipku Pohrani se vrši pohrana rezervacije, a pritiskom na tipku Prenesi u račune je trenutno odabranu rezervaciju moguće prenijeti u račune ukoliko koristite i modul za izradu računa. Prije ili nakon prijenosa rezervacije u račune je potrebno status rezervacije postaviti na Realizirana, što znači da su gosti došli u smještajni objekat i na taj način realizirali rezervirani smještaj. Jedan primjer ispisa rezervacije na pisač je prikazan na sljedećoj slici:

Ispis rezervacije (klikni za prikaz slike)

Svaku napravljenu rezervaciju je moguće ispisati i u eurima pritiskom na tipku Ispis EUR. Jedan primjer ispisa rezervacije u eurima je prikazan na sljedećoj slici:

Ispis rezervacije u eurima (klikni za prikaz slike)

Ukoliko program koriste turističke agencije tada je u ovom dijelu programa moguće izrađivati i turističke uputnice (vaučere) praktično na isti način kao i rezervacije. Ispis napravljenog vaučera je moguće napraviti pritiskom na tipku Ispis vaučera. Jedan primjer ispisa vaučera je prikazan na sljedećoj slici:

Ispis turističke uputnice (vaučera) (klikni za prikaz slike)

Ukoliko koristite i modul za izradu ponuda smještaja, tada je svaku pojedinu rezervaciju moguće dobiti i automatskim prijenosom podataka iz ponude nakon što je ponuda smještaja koju ste dali nekom gostu ili poslovnom partneru prihvaćena. Na taj način nećete morati ponovo unositi iste podatke u rezervaciju već samo definirati broj rezervacije i već imati gotovu rezervaciju.


TEČAJ EURA

U ovom dijelu programa možete definirati trenutno važeći tečaj eura. Tečajevi eura koje ovdje definirate (i prošli i sadašnji) se koriste za automatski preračun kuna u eure prilikom ispisa računa, predračuna, rezervacija i ponuda u eurima. Trenutno važeći tečaj eura definirate tako da unesete datum od kada taj tečaj vrijedi i sam iznos tečaja. Pri tome i otprije definirani tečajevi ostaju pohranjeni kako bi se ispis u eurima mogao napraviti i za prije napravljene račune, predračune, rezervacije i ponude. Jedan primjer tablice za definiranje tečaja eura je prikazan na sljedećoj slici:

Tečaj eura (klikni za prikaz slike)


PODNOŽJA ZA REZERVACIJE

Podnožja koja ovdje definirate ćete moći unositi u rezervacije prilikom njihove izrade i ispisa. Pojedina podnožja za rezervacije će uglavnom sadržavati neke dodatne upute o rezerviranom smještaju, uplaćenoj akontaciji, vremenima prijave i odjave gosta (check-in i check-out) i slično. U podnožja možete unositi i tekst na nekom od stranih jezika ukoliko se radi o rezervaciji za strane goste. Izrada svakog podnožja za rezervacije je relativno jednostavna. U gornjoj tablici definirate naziv pojedinog podnožja, a u donjem prostoru za unos teksta unesete željeni tekst podnožja. Moguće je definirati bilo koji željeni broj podnožja za rezervacije i onda ih u same rezervacije unositi jednostavnim izborom s liste. Jedan primjer podnožja za rezervacije je prikazan na sljedećoj slici:

Podnožja za rezervacije (klikni za prikaz slike)


SMJEŠTAJNE JEDINICE

Ovdje definirate popis smještajnih jedinica u kojima pružate usluge smještaja gostima i turistima. Ukoliko ne želite pratiti smještaj gostiju po pojedinim smještajnim jedinicama, niti izrađivati izvještaje o popunjenosti smještajnih kapaciteta, tada ovaj dio programa nije obavezan za korištenje. Ovdje definirane smještajne jedinice se u drugim dijelovima programa kao što su računi i rezervacije koriste za izradu liste gostiju (stranica Lista gostiju), tj. evidentiranje smještaja gostiju po pojedinim smještajnim jedinicama. Pojedine definirane smještajne jedinice je tamo moguće unijeti jednostavnim izborom s liste. Prije nego počnete unos podataka u ovu tablicu, možete pojedine vrste smještajnih jedinica definirati u tablici Vrste smještajnih jedinica, a kako bi se unos podataka u ovu tablicu pojednostavnio i ubrzao. Broj smještajnih jedinica koje možete definirati je neograničen. Jedan primjer evidencije smještajnih jedinica je prikazan na sljedećoj slici:

Smještajne jedinice (klikni za prikaz slike)

Za svaku smještajnu jedinicu je potrebno definirati njen naziv koji će obično biti broj sobe, apartmana, parcele u kampu i slično, vrstu smještajne jedinice te njen kapacitet, a koji predstavlja maksimalni broj osoba koji u nju može biti smješten. U polju Status možete odabrati jedan od statusa smještajne jedinice, a koji može biti "Slobodna", "Nije raspoloživa" i "Van upotrebe". Popis smještajnih jedinica je u svakom trenutku moguće nadopuniti novim smještajnim jedinicama.


VRSTE SMJEŠTAJNIH JEDINICA

U ovoj tablici definirate pojedine vrste smještajnih jedinica koje imate u svom smještajnom objektu kao što su "Jednokrevetna soba", "Dvokrevetna soba" ili slično i pripadajući kapacitet te vrste smještajne jedinice. Namjena ove tablice je jednostavnije i brže popunjavanje polja Vrsta smještajne jedinice u popisu smještajnih jedinica jer ćete taj podatak onda moći odabrati s liste i nećete ga morati unositi ručno. Za svaku pojedinu vrstu smještajne jedinice možete unijeti i neke njene specifične detalje. Jedan primjer ovih podataka je prikazan na sljedećoj slici:

Vrste smještajnih jedinica (klikni za prikaz slike)


STANJE SMJEŠTAJNIH JEDINICA

U ovom dijelu programa možete napraviti izvještaj o popunjenosti pojedinih smještajnih jedinica koje imate na raspolaganju gostima. Prilikom izrade izvještaja se koriste podaci o smještaju gostiju po pojedinim smještajnim jedinicama koje ste unijeli u računima i rezervacijama na stranicu Lista gostiju. Ukoliko ne želite pratiti stanje popunjenosti smještaja, tada podatke o smještaju gostiju po pojedinim smještajnim jedinicama ne morate niti unositi u račune i rezervacije na list Lista gostiju, a ne morate čak niti definirati smještajne jedinice koje iznajmljujete. Ukoliko, pak, želite pratiti stanje popunjenosti smještajnih kapaciteta tada u dijelu programa Smještajne jedinice morate definirati pojedine smještajne jedinice koje iznajmljujete i u račune i rezervacije u dio Lista gostiju unositi podatke o smještaju gostiju. Ukoliko koristite samo modul za izradu rezervacija, bez modula za izradu računa, tada se ovaj izvještaj izrađuje samo na osnovu podataka unesenih u rezervacije.

Izvještaj o popunjenosti smještajnih jedinica se izrađuje kao grafički prikaz da bi bio što pregledniji i razumljiviji korisniku te da bi se praktično u tren oka moglo utvrditi stanje raspoloživosti pojedinih smještajnih jedinica u datom trenutku ili razdoblju i na osnovu tih podataka planirati daljnji prihvat ili rezervacije gostiju. U izvještaj nije potrebno unositi nikakve nove podatke, već se on izrađuje automatski na osnovu podataka o smještaju gostiju koje ste prethodno unijeli u račune i rezervacije. Ukoliko koristite i račune i rezervacije tada se u obzir uzimaju samo one rezervacije koje imaju status "Aktivna" ili njihov status nije unesen, a kako se podaci ne bi ponavljali. Ukoliko koristite samo rezervacije (bez računa) tada se kod izrade izvještaja u obzir uzimaju sve rezervacije osim otkazanih. Grafički pregled popunjenosti smještajnih jedinica se može napraviti za bilo koji prošli, sadašnji ili budući vremenski period. Koristeći ovaj izvještaj možete vrlo lako i brzo potencijalnom gostu dati odgovor na pitanje da li imate slobodnih mjesta, u kojem vremenskom razdoblju, u kojim smještajnim jedinicama i slično.

Pregled stanja popunjenosti pojedinih smještajnih jedinica se izrađuje za svaki dan pojedinačno. Istovremeno se vrlo lako može odrediti i koje smještajne jedinice su slobodne, djelomično slobodne ili zauzete. Nakon inicijalnog pokretanja izvještaja on će biti napravljen za sljedećih 20 dana. No, moguće je definirati bilo koji željeni vremenski period za koji će izvještaj biti napravljen tako što ćete u polja Datum od i Datum do unijeti razdoblje za koje želite napraviti izvještaj i pritisnuti tipku Napravi izvještaj. Izvještaj o stanju smještajnih jedinica će tada biti napravljen samo za taj željeni vremenski period. Jedan primjer izvještaja o popunjenosti smještajnih jedinica je prikazan na sljedećoj slici:

Stanje smještajnih jedinica (klikni za prikaz slike)

Analiza napravljenog izvještaja je vrlo jednostavna. Vodoravno se nalaze svi dani zadanog perioda, a okomito se nalaze svi nazivi smještajnih jedinica koje imate definirane u tablici Smještajne jedinice. Za svaki dan i svaku pojedinu smještajnu jedinicu se lako može odrediti da li je slobodna, djelomično slobodna ili potpuno zauzeta. Značenje pojedinih boja na grafičkom prikazu je sljedeće: bijela boja znači da je smještajna jedinica potpuno slobodna, crvena boja da je potpuno zauzeta, a žuta boja znači da je smještajna jedinica djelomično slobodna. Ukoliko se negdje na prikazu pojavi siva boja to znači da za tu smještajnu jedinicu postoji "overbooking", tj. da će u njoj na određeni dan potencijano biti više gostiju od njenog predviđenog kapaciteta, pa to možete imati u vidu. Ili to jednostavno može značiti da ste negdje napravili pogrešku kod unosa podataka na Liste gostiju u računima i rezervacijama.

Ukoliko iznajmljujete samo cijele smještajne jedinice tada i žutu boju možete tretirati kao crvenu, tj. kao u cijelosti popunjenu smještajnu jedinicu. Žuta boja bi mogla biti bitna iznajmljivačima koji ne iznajmljuju cijele smještajne jedinice već samo ležajeve (npr. hosteli) kako bi mogli odrediti koliko slobodnih ležajeva još imaju u nekoj sobi.

Za svaku smještajnu jedinicu je za svaki pojedini dan u izvještaju unesen i brojčani podatak u formatu "slobodno(kapacitet)". Na primjer, ako za neku smještajnu jedinicu na neki dan postoji podatak "1(2)" to znači da u toj smještajnoj jedinici čiji je kapacitet dvije osobe ima još jedno mjesto slobodno, a što može biti slučaj, na primjer, u dvokrevetnoj sobi u kojoj je smješten samo jedan gost. Ukupni kapacitet svake pojedine smještajne jedinice treba biti definiran u evidenciji smještajnih jedinica i taj podatak će program automatski povlačiti odatle prilikom izrade ovog izvještaja.

Ukoliko želite da na izvještaju budu prikazane samo one smještajne jedinice koje su potpuno slobodne u CIJELOM zadanom vremenskom periodu, tj. na sve pojedine dane zadanog perioda tada kliknite na opciju "samo slobodne" i pritisnite tipku Napravi izvještaj. Ova mogućnost može biti korisna ukoliko želite dobiti pregled svih slobodnih smještajnih jedinica na neki određeni dan ili u željenom vremenskom periodu. Dobivene podatke možete onda koristiti za prihvat gostiju u trenutno potpuno slobodne, tj. raspoložive smještajne jedinice. Jedan primjer samo potpuno slobodnih smještajnih jedinica u zadanom vremenskom periodu je prikazan na sljedećoj slici:

Slobodne smještajne jedinice (klikni za prikaz slike)

Napravljeni izvještaj o stanju smještajnih jedinica možete ispisati na pisač pritiskom na tipku Ispis. Ukoliko želite ispisati podatke samo za neke određene smještajne jedinice tada te smještajne jedinice označite mišem i pritisnite tipku Ispis. Program će tada ispisati stanje popunjenosti samo označenih smještajnih jedinica.

Nije potrebno da vremenski period za koji izrađujete ovaj izvještaj bude prevelik. Nekako optimalni vremenski periodi su 7, 10, 14 dana ili nešto slično. Ako izvještaj želite napraviti samo za jedan dan tada u poljima Datum od i Datum do unesite taj dan.


STANJE VRSTA SMJEŠTAJNIH JEDINICA

Ovaj izvještaj je po svojoj funkcionalnosti, značenju pojedinih boja u grafičkom prikazu i značenju upisanih podataka identičan izvještaju o stanju smještajnih jedinica. Osnovna razlika je u tome da se ovaj izvještaj radi kao zbirni izvještaj za pojedine vrste smještajnih jedinica. Pri tome se u obzir uzimaju samo cijele smještajne jedinice, a ne njihovi kapaciteti kao u izvještaju o stanju pojedinih smještajnih jedinica. To ujedno znači da će neka smještajna jedinica biti u ovom izvještaju tretirana kao potpuno zauzeta ako se barem jedan gost nalazi u njoj bez obzira na to koliki kapacitet imala. U ovom izvještaju pojedina smještajna jedinica može biti potpuno slobodna ili potpuno zauzeta. Zatim se ti podaci za pojedine smještajne jedinice zbrajaju i dobije se zbirni izvještaj po pojedinim vrstama smještajnih jedinica i on se prikazuje u grafičkom prikazu. Jedan primjer izvještaja o popunjenosti pojedinih vrsta smještajnih jedinica je prikazan na sljedećoj slici:

Stanje vrsta smještajnih jedinica (klikni za prikaz slike)

Vodoravno se nalaze pojedini dani vremenskog perioda za koji se izvještaj izrađuje, a okomito pojedine vrste smještajnih jedinica. Interpretacija izvještaja je vrlo slična izvještaju o stanju popunjenosti pojedinih smještajnih jedinica s tom razlikom što se ovdje radi sa cijelim smještajnim jedinicama, a ne sa popunjenostima unutar njih. Tako bijela boja znači da su sve smještajne jedinice određene vrste na određeni dan slobodne, crvena boja znači su sve smještajne jedinice određene vrste na određeni dan zauzete, a žuta boja znači da na određeni dan postoji još slobodnih smještajnih jedinica određene vrste. Na primjer, ako za vrstu smještajnih jedinica "Dvokrevetna soba" za neki dan stoji podatak "1(2)" i obojano je žuto, znači da na taj dan postoji još jedna potpuno slobodna dvokrevetna soba.

Ovaj izvještaj je naročito koristan za pregled raspoloživosti pojedinih vrsta soba, apartmana i ostalog. Na primjer, ako neki gost postavi upit da li imate slobodnu jednu dvokrevetnu sobu u nekom periodu taj podatak ćete mu vrlo lako moći reći jednostavnim pogledom na grafički prikaz ovog izvještaja. Dovoljno je da u tom periodu dvokrevetne sobe ne budu obojane čisto crvenom bojom što bi značilo da su sve dvokrevetne sobe u tom periodu zauzete.


LISTA DOLAZAKA

Lista dolazaka sadrži popis gostiju koji bi u vaš smještajni objekt trebali doći na određeni dan ili u određenom vremenskom periodu. Pri tome se misli na goste koji su rezervirali svoj boravak i te njihove rezervacije imate unesene i definirane u evidenciji rezervacija, a popis gostiju koji bi trebali doći imate u rezervacijama unesen na list Lista gostiju. Prilikom izrade ovog izvještaja program analizira sve trenutno aktivne rezervacije (one rezervacije koje imaju status rezervacije postavljen na Aktivna ili nemaju upisan nikakav status) i na osnovu tih podataka se izrađuje ovaj izvještaj. U rezervacijama se analizira podatak unesen u stupac Datum prijave koji predstavlja predviđeni datum dolaska gosta ili gostiju. Ako ste u rezervacijama definirali i smještajne jedinice u koje bi gosti trebali doći tada će i ti podaci također biti prikazani u izvještaju. U izvještaju se ne uzimaju u obzir rezervacije koje imaju status Realizirana jer se u njihovom slučaju smatra da su gosti već došli i da se njihovi podaci tada vode u pripadajućim otvorenim računima.

Ovaj izvještaj će se uglavnom izrađivati samo za jedan dan i tada je u polja Datum od i Datum do potrebno unijeti isti datum da bi se izvještaj napravio samo za taj dan. No, izvještaj je moguće napraviti i za bilo koji drugi željeni vremenski period pri čemu će program kao rezultat izrade izvještaja dati popis svih gostiju koji bi u tom periodu trebali doći u smještajni objekt (na osnovu podataka iz Liste gostiju u rezervacijama). Nakon inicijalnog pokretanja izvještaja program će listu dolazaka napraviti za današnji datum, a vi onda izvještaj možete napraviti i za bilo koji drugi dan ili period. Jedan primjer liste dolazaka je prikazan na sljedećoj slici:

Lista dolazaka (klikni za prikaz slike)


AKONTACIJE PO NAČINIMA PLAĆANJA

U ovom izvještaju je moguće dobiti pregled svih uplaćenih akontacija u zadanom vremenskom periodu grupirano prema načinu plaćanja. Ovaj izvještaj se izrađuje na osnovu podataka o akontacijama unesenim u evidenciju rezervacija na list Akontacije jer se smatra da je u trenutku uplate akontacije gost rezervirao smještaj i da mu je iznajmljivač na osnovu stvarno uplaćene akontacije poslao potvrdu rezervacije smještaja. Jedan primjer ovog izvještaja je prikazan na sljedećoj slici:

Akontacije po načinima plaćanja (klikni za prikaz slike)


CJENIK

U ovom dijelu programa definirate cjenik osnovnih usluga, dodatnih usluga i cjenik boravišne pristojbe za one iznajmljivače koji boravišnu pristojbu naplaćuju od gostiju prema ostvarenim noćenjima. Jednom definirani cjenik je onda moguće koristiti tijekom cijele sezone, a moguće ga je i u svakom trenutku promijeniti ili nadopuniti novim uslugama. Upravo ta činjenica omogućava da se podaci o korištenim uslugama u račune, rezervacije i ponude unose iznimno brzo i jednostavno jer je jednom definirane usluge moguće unositi jednostavnim izborom s liste bez potrebe za bilo kakvim ručnim unosom. Program prilikom izračuna ukupnih iznosa u računima, rezervacijama i ponudama definirane cijene osnovnih usluga automatski povlači iz cjenika, automatski obrađuje prijelaz iz jednog perioda sezone u drugi i tako korisnika oslobađa bilo kakvog ručnog računanja, a sve se to obavlja praktično jednim klikom miša.

Cijeli cjenik je moguće definirati u eurima i onda ga praktično jednim klikom miša konvertirati u kune prema trenutno važećem tečaju eura. To se obavlja tako da se u dijelu CJENIK EUR cijene pojedinih usluga definiraju u eurima, a zatim pritisne tipka Pretvori EUR u KN. Program će tada cijeli napravljeni cjenik u eurima pretvoriti u kune i unijeti ga u dio CJENIK KN. Tako napravljene cjenike u eurima i kunama je onda moguće pohraniti pritiskom na tipku Pohrani i koristiti u ostalim dijelovima programa.

Prije nego što u cjenik počnete unositi bilo kakve podatke, potrebno je da u tablici Podjela sezone za usluge definirate pojedine periode sezone za osnovne usluge i da u tablici Podjela sezone za boravišnu pristojbu definirate periode sezone za boravišnu pristojbu. Tek nakon toga možete u cjeniku definirati cijene osnovnih usluga odnosno iznose boravišne pristojbe za pojedine periode sezone. Podjela sezone za usluge se ne odnosi na cjenik dodatnih usluga, već se one definiraju svojim jedinstvenim cijenama.

Svaka komponenta cjenika (osnovne usluge, dodatne usluge i boravišna pristojba) se definira u svojoj vlastitoj tablici. Osnovne usluge se definiraju u tablici Usluge, dodatne usluge u tablici Dodatne usluge, a boravišna pristojba u tablici Bor. pristojba. Jedan primjer tablice Usluge na kojoj se definiraju cijene osnovnih usluga je prikazan na sljedećoj slici:

Cjenik - Osnovne usluge (klikni za prikaz slike)

Moguće je definirati različite cijene za različite periode sezone ovisno o tome kako ste napravili podjelu sezone za usluge. Također je pojedine osnovne usluge moguće definirati po osobi ili po smještajnoj jedinici (sobi, apartmanu, mjestu u kampu) ili oboje, ovisno o tome kakav način poslovanja koristite. Na primjer, ako smještajne kapacitete iznajmljujete po osobi i tako ih naplaćujete, onda možete definirati osnovne usluge kao što su "noćenje", "noćenje s doručkom", "polupansion (ručak)", "polupansion (večera)" ili "puni pansion" i za njih unijeti pripadajuće cijene. Ukoliko, pak, smještajne kapacitete iznajmljujete kao cijele smještajne jedinice (npr. cijeli apartman, cijelu sobu, cijelu parcelu u kampu i slično) onda tako možete definirati i svoje usluge smještaja npr. "Soba - jednokrevetna", "Soba - dvokrevetna", "Apartman za 2 osobe", "Apartman za 4 osobe" itd. i definirati pripadajuće cijene.

Namjena pojedinih polja (stupaca) u cjeniku osnovnih usluga je sljedeća: U polje Naziv unosite naziv usluge, u polje Šifra šifru usluge, a u polje Mjera jedinicu mjere usluge koja će biti "dan". Morate definirati barem naziv ili šifru svake usluge, kako bi ih mogli unositi u račune, rezervacije i ponude. U polje Stopa PDV (%) unosite podatak o stopi PDV-a za tu uslugu. Oni davatelji usluga koji nisu u sustavu PDV-a ovdje upisuju "0" ili ostavljaju prazno. Zatim za svaki period sezone koji imate definiran u periodima sezone za usluge definirate pripadajuću cijenu usluge koja mora uključivati i PDV ako ste u sustavu PDV-a. Ovako definirani cjenik osnovnih usluga možete onda koristiti tijekom cijele sezone.

U drugu tablicu pod nazivom Dodatne usluge se unose cijene dodatnih usluga koje gosti mogu koristiti tijekom njihovog boravka u vašem smještajnom objektu. Cjenik dodatnih usluga nije vezan za periode sezone, već se za svaku uslugu definira jedna jedinstvena cijena koja se onda stalno koristi, a koja se po potrebi može i promijeniti. Ako za neku dodatnu uslugu ipak želite definirati cijene po pojedinim periodima sezone, tada tu dodatnu uslugu definirajte zajedno s osnovnim uslugama, pa će vam to biti omogućeno. Značenja pojedinih polja (stupaca) su ista kao i u slučaju cjenika osnovnih usluga, pa neće biti ponovo opisivana. Primjer cjenika dodatnih usluga je prikazan na sljedećoj slici:

Cjenik - Dodatne usluge (klikni za prikaz slike)

U tablici pod nazivom Bor. pristojba je moguće definirati iznose boravišne pristojbe ovisno o pojedinim periodima sezone. Ako boravišnu pristojbu uplaćujete paušalno onda iznose boravišne pristojbe ne morate unositi. Iznosi boravišne pristojbe su uglavnom zakonski propisani i ovise o kategoriji turističkog mjesta u kojem se vaš smještajni objekt nalazi i slično. Pretpostavka je da svaki davatelj usluga poznaje te podatke i iznose koji se na njega odnose i tada te iznose treba samo prepisati u ovaj dio cjenika. Dio cjenika koji se odnosi na boravišnu pristojbu će najvjerojatnije sadržavati samo jedan redak. Primjer tablice za definiranje iznosa boravišne pristojbe po periodima sezone je prikazan na sljedećoj slici:

Cjenik - Boravišna pristojba (klikni za prikaz slike)


PODJELA SEZONE ZA USLUGE

U ovoj tablici definirate periode sezone koji će se koristiti prilikom izrade cjenika osnovnih usluga. Potrebno je definirati barem jedan period sezone (od 1.1. do 31.12. tekuće godine) da bi se mogle unijeti cijene u cjenik osnovnih usluga. Maksimalno se može definirati 12 perioda u sezoni. U polje Datum od je potrebno unijeti početni datum perioda, a u polje Datum do završni datum. Jedan primjer sa definiranih 6 perioda u sezoni je prikazan na sljedećoj slici:

Podjela sezone za usluge (klikni za prikaz slike)

Periodi sezone koje ovdje definirate će se pojaviti u zaglavljima stupaca u cjeniku osnovnih usluga i onda ćete tamo moći unijeti različite cijene osnovnih usluga za različite periode sezone. Prelaskom u sljedeću godinu, u ovoj tablici promijenite samo godinu kod svih definiranih perioda, pa već postojeći cjenik osnovnih usluga možete koristiti i u novoj godini.


PODJELA SEZONE ZA BORAVIŠNU PRISTOJBU

Slično podjeli sezone za usluge, ovdje definirate podjelu sezone za boravišnu pristojbu. Periodi sezone koji se tiču boravišne pristojbe su uglavnom već određeni zakonski i ovise o turističkom mjestu, pa vi te podatke trebate samo prepisati u ovu tablicu. Ova podjela sezone se koristi u cjeniku boravišne pristojbe. Ako u određenom trenutku dođe do izmjene zakonskih propisa koji se tiču boravišne pristojbe, tada vi te promjene evidentirajte ovdje i u cjeniku boravišne pristojbe. Primjer podjele sezone za boravišnu pristojbu je prikazan na sljedećoj slici:

Podjela sezone za boravišnu pristojbu (klikni za prikaz slike)


PARTNERI

U ovoj pomoćnoj evidenciji je moguće definirati osnovne podatke o poslovnim partnerima kao što su naziv (prezime i ime), adresa, mjesto, OIB (ili PDV ID), brojevi telefona itd. Mogu se unijeti podaci o tvrtkama, obrtima, fizičkim osobama, vlastitim organizacijskim jedinicama ili bilo kojem drugom subjektu s kojim surađujete. Podatak koji se obavezno mora definirati je Naziv. Ostala polja se mogu popuniti, ali nije obavezno. Podaci iz ove evidencije se koriste za brže popunjavanje podataka o poslovnim partnerima ili korisnicima vaših usluga u mnogim drugim modulima i dijelovima programa. Prednost se sastoji u tome što će program nakon izbora naziva poslovnog partnera u polju Partner ostale podatke kao što su adresa, mjesto i OIB (ili PDV ID) popuniti automatski s podacima koje ste za tog poslovnog partnera ovdje definirali, pa te podatke nećete morati unositi ručno. Evidencija poslovnih partnera se u svakom trenutku može nadopuniti s novim podacima. Jedan primjer evidencije poslovnih partnera je prikazan na sljedećoj slici:

Partneri (klikni za prikaz slike)


NAČINI PLAĆANJA

U ovoj tablici možete definirati pojedine uobičajene načine plaćanja (gotovina, transakcijski račun, kartice itd.), pa ćete onda taj podatak u ostale dijelove programa moći unositi jednostavnim izborom s liste. Za korištenje modula za fiskalizaciju je ovdje potrebno definirati i pojedine propisane oznake načina plaćanja kako se koriste u procesu fiskalizacije, odnosno za način plaćanja gotovinom (novčanicama i kovanicama) je u polje Oznaka potrebno staviti "G", za način plaćanja nekom od kreditnih kartica je potrebno staviti oznaku "K", a za način plaćanja na žiro-račun, tj. transakcijski račun je potrebno staviti oznaku "T". Za svaki definirani način plaćanja je obavezno popuniti polja Naziv i Oznaka. Jedan primjer definiranih načina plaćanja je prikazan na sljedećoj slici:

Načini plaćanja (klikni za prikaz slike)


RAD S TABLICAMA I PODACIMA

Dodavanje zapisa

Podaci se u tablicu unose u obliku zapisa, jedan iza drugog. U tablicu je moguće unijeti neograničeni broj zapisa. Novi zapis se u tablicu unosi pritiskom na tipku Dodaj zapis. Novi zapis se dodaje na kraj tablice, tj. kao zadnji zapis. Novounesenom zapisu program automatski dodjeljuje najveći redni broj i njega korisnik ne može mijenjati. Sva ostala polja osim rednog broja su potpuno prazna, pa ih korisnik može popuniti željenim podacima.

Umetanje zapisa

U tablici je moguće i umetanje novog zapisa na bilo koje mjesto u tablici. Novi zapis se u tablicu umeće tako, da najprije mišem označite onaj zapis ISPRED kojeg želite umetnuti novi, a zatim pritisnete tipku Umetni zapis. Program će tada ispred označenog zapisa umetnuti jedan novi prazan zapis i automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Taj novi zapis je onda moguće popuniti željenim podacima.

Brisanje zapisa

Brisanje zapisa se odvija tako da najprije mišem označite onaj zapis koji želite obrisati, a zatim pritisnete tipku Briši zapis. Program će od vas prije izvođenja operacije brisanja zatražiti potvrdu za brisanje. Nakon brisanja odabranog zapisa, program će automatski renumerirati redne brojeve svih zapisa u tablici. Sa brisanjem zapisa trebate biti oprezni. Ako ste obrisali nešto što niste htjeli, nemojte pritiskati tipku Pohrani, pa se promjene neće evidentirati. Na nekim mjestima u programu je moguće brisanje samo trenutno zadnjeg zapisa u tablici i o tome će korisnik tijekom rada biti obaviješten.

Unos i izmjena podataka

Podatke je moguće unositi ili mijenjati na bilo kojem mjestu u tablici. Na polje u kojem želite promijeniti podatak je potrebno dvaput kliknuti mišem ili pritisnuti bilo koju tipku na tipkovnici (broj ili slovo). U drugom slučaju će se polje za unos podatka otvoriti tamo gdje se trenutno nalazi istaknut okvir (pravokutnik) koji označava trenutno aktivno polje u tablici. U polje za unos podatka unesite željeni podatak, a zatim mišem kliknite na neko drugo mjesto u tablici ili pritisnite tipku Enter ili tipku Tab da bi se polje za unos podatka zatvorilo, a podatak ostao upisan u tablici.

U nekim situacijama će se umjesto polja za unos podatka pojaviti lista s podacima sa koje je potrebno odabrati željeni podatak. Ovo se dešava kada je neko polje u tablici povezano s nekom drugom tablicom u programu u koju prethodno moraju biti uneseni podaci da bi se oni pojavili na listi. Korištenjem ovog načina unosa podataka određene podatke je u programu dovoljno definirati samo jednom, a onda u druge dijelove programa unositi jednostavnim izborom sa liste. Na taj način unos podataka i cjelokupni rad s programom postaju pregledniji, jednostavniji i brži. Istovremeno je izbjegnut i ručni unos često korištenih podataka, a mogućnost krivog unosa podatka je praktično nepostojeća.

Redanje zapisa

Zapise u tablici je moguće poredati prema vrijednostima podataka u željenom stupcu. Redanje zapisa se inicira pritiskom na zaglavlje iznad stupca prema kojem želite poredati podatke. Podaci se uvijek sortiraju uzlazno od manje vrijednosti prema većoj ako se radi o brojevima ili po abecedi ako se radi o tekstualnim podacima. U slučaju tekstualnih podataka je potrebno obratiti pažnju na to da naša slova "č", "ć", "đ", "š" i "ž" u redosljedu dolaze iza svih ASCII znakova, tj. iza slova "z". Ako sortirane podatke želite vratiti u prvobitni redosljed onda pritisnite zaglavlje stupca "Rbr.", pa će podaci biti poredani u onaj redosljed u kojem su bili i uneseni u tablicu.

Označavanje zapisa

Za neki zapis se može reći da je odabran ili označen kada je cijeli zapis ispisan nekom drugom bojom u odnosu na druge neoznačene zapise. Obično označeni zapis ili više njih imaju plavu ili zelenu boju pozadine. Pojedini zapis se označava tako da se mišem pritisne na zaglavlje s njegove lijeve strane. Osim samo jednog zapisa, moguće je označiti i više zapisa u nizu tako da se, držeći lijevu tipku miša pritisnutom, prijeđe preko lijevih zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Moguće je označiti i više zapisa ili grupa zapisa koji nisu u nizu tako da se drži pritisnuta tipka CTRL, dok se lijevom tipkom miša klikće ili prelazi preko zaglavlja svih onih zapisa koje želite označiti. Kod označavanja zapisa program pamti i sam redosljed njihovog označavanja, pa nije poželjno da se zapisi označavaju malo gore, malo dolje. Svi označeni zapisi se "odoznačavaju" jednostavnim klikom miša na bilo koje mjesto u tablici.

Pretraga podataka

Program pruža mogućnost pretrage pojedine tablice za određenim pojmom ili dijelom riječi. Traženi pojam je potrebno upisati u polje koje se nalazi iznad tipke Pretraga, a zatim pritisnuti tipku Pretraga. Kao rezultat pretrage program će označiti sva ona polja koja na bilo kojem mjestu sadrže traženi pojam. Pri tome nije bitno da li je traženi pojam pisan velikim ili malim slovima jer kod pretrage program ne pravi tu razliku.

Ispis podataka

Ukoliko u tablici nije označen niti jedan zapis, program će nakon pritiska tipke Ispis ispisati cijelu tablicu, tj. sve njezine zapise. Ukoliko želite ispisati samo neke određene zapise u tablici, potrebno ih je najprije označiti mišem, a zatim pritisnuti tipku Ispis. Program će tada ispisati samo označene zapise. Prilikom ispisa svakog dokumenta se u zaglavlju pojavljuju i oni vaši podaci koje imate definirane na glavnom dijalogu programa.

Pohrana podataka

Sve promjene koje je korisnik napravio nad podacima u tablici se ne pohranjuju na disk dok se ne pritisne tipka Pohrani. Tek nakon pritiska tipke Pohrani se sve promjene upisuju u datoteke i pohranjuju na disk.

"Backup" podataka

S vremena na vrijeme je poželjno napraviti sigurnosnu kopiju podataka za slučaj nekih nepredviđenih situacija na računalu, a kako bi podaci ostali sačuvani. U ovom programu je vrlo jednostavno napraviti kopiju podataka, pa i cijelog programa. Najjednostavnije rješenje je kopirati cijelu mapu (folder) u koju ste instalirali program na neko drugo mjesto. To "drugo mjesto" može biti bilo koje mjesto na računalu ili na nekom drugom računalu. Program će bez problema nastaviti raditi i nakon kopiranja ili premještanja na drugo mjesto.

Pravilan unos brojeva

Decimalni dio broja mora od njegovog cjelobrojnog dijela biti odvojen točkom. Ukoliko korisnik decimalni dio broja odvoji zarezom umjesto točkom, program će prilikom unosa podatka zarez automatski konvertirati u točku, tako da je za odvajanje decimalnog dijela broja u biti moguće koristiti i točku i zarez. Tisućice nije potrebno odvajati točkom ili zarezom, već se odvaja samo decimalni dio broja. Ukoliko u neko brojčano polje ne želite upisati nikakav podatak onda to polje ostavite prazno ili unesite 0 ili 0.00.

Pravilan unos datuma

U nekim tablicama je potrebno unositi datume. Datum se mora unositi u formatu GGGG-MM-DD gdje je GGGG godina od četiri znamenke, MM mjesec od dvije znamenke i DD dan od dvije znamenke. Npr. datum 1.7.2019. je potrebno unijeti kao 2019-07-01. Nekorištene znamenke je potrebno nadopuniti vodećim nulama. Ukoliko datum ipak unesete u našem udomaćenom formatu, program će ga sam konvertirati u potrebni oblik. Ovakav format pisanja datuma je jedini međunarodnim standardom prihvaćen format pisanja datuma (ISO 8601) u svrhu lakše razmjene podataka, posebno kada se radi o razmjeni računalnih podataka. Prilikom ispisa na pisač datumi će biti prikazani u našem uobičajenom formatu DD.MM.GGGG.

Pravilan unos vremena

U nekim tablicama je potrebno unositi podatak o vremenu. Vrijeme je potrebno unositi u formatu SS:MM gdje SS predstavlja sate, a MM minute. Na primjer, vrijeme 8 sati i 30 minuta je potrebno unijeti kao 08:30. Koristi se 24 satna reprezentacija vremena što znači da vrijeme 5 sati poslije podne treba unijeti kao 17:00, a ne kao 05:00. Na pisanje vremena se primjenjuje isti međunarodni standard kao i na pisanje datuma (ISO 8601).


U zaglavlju programa možete definirati svoje vlastite korisničke podatke kao što su adresa, OIB, brojevi telefona i ostali podaci te uključiti opciju Logo, a onda to sve pohraniti pritiskom na tipku Pohrani korisničke podatke. Ukoliko je opcija Logo uključena, program će prilikom svakog pokretanja učitati datoteku "logo128.bmp" koja se nalazi u glavnoj mapi (folderu) u kojoj imate instaliran program.

Svoj vlastiti logo možete unijeti u program tako što ćete datoteku koja sadrži sliku vašeg logo-a otvoriti u bilo kojem programu za obradu slike kao što je npr. program "Paint" koji se u windowsima već nalazi predinstaliran. Zatim korištenjem naredbe File -> Save As trebate tu sliku pohraniti pod nazivom "logo128.bmp" u glavnu mapu (folder) u kojoj imate instaliran program. Prilikom pohrane će vas windowsi pitati da li već postojeću datoteku želite zamijeniti ovom novom i vi odgovorite da želite. Nakon što ste svoj logo pohranili u glavnu mapu programa on će se pojavljivati prilikom svakog pokretanja programa i ispisivati u zaglavlju svakog dokumenta prilikom njegova ispisa na pisač.


© Programski Centar Karlovac